Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), auch als Whistleblower-Schutzgesetz bekannt, verpflichtet seit dem 2. Juli 2023 Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden eine Meldestelle für Hinweise bereitzustellen. Es zielt darauf ab, Personen zu schützen die Missstände oder rechtswidriges Verhalten in Organisationen oder Unternehmen aufdecken.
Es soll sicherstellen, dass Whistleblower vor Repressalien wie Kündigung, Ausgrenzung oder anderen Formen von Nachteilen bewahrt werden. Das Gesetz unterstützt Transparenz und Redlichkeit, indem es eine sichere Struktur für die Berichterstattung von Regelverstößen bereitstellt und gleichzeitig die Anonymität der Informanten wahrt.
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Hinweisschutz ist Unternehmensschutz!
Sie können eine interne Meldestelle für Hinweise grundsätzlich auf verschiedenen Wegen realisieren, jedoch ist nicht jede Art eine Meldestelle einzurichten dazu geeignet, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Hier finden Sie mögliche Varianten im Vergleich:
Der Hinweisgebende meldet einen Verstoß über das Online-Meldeformular. Im Anschluss an den Versand der Meldung wird ihm eine Vorgangsnummer und ein Passwort für sein persönliches Postfach mitgeteilt. Der Meldestellenbeauftragte erhält zeitgleich eine automatisierte, neutrale E-Mail vom HINWEISRADAR über den Eingang eines Hinweises. Eine ständige Überwachung des Systems durch den Meldestellenbeauftragten ist somit nicht erforderlich.
Der Meldestellenbeauftragter sichtet die Hinweismeldung und bewertet diese. Sofern es sich um einen relevanten Vorfall handelt, legt der Meldestellenbeauftragte einen sog. Fall im HINWEISRADAR an und löst eine Eingangsbestätigung aus, welche dem Hinweisgebenden in seinem persönlichen Postfach angezeigt wird. Auf diesem Wege können auch -sofern erforderlich- Rückfragen an den Hinweisgeber gerichtet werden.
Der Meldestellenbeauftragte nimmt selbst in dem Fall Ermittlungen auf bzw. delegiert diese an zuständige Mitarbeiter. Dieser Schritt wird -wie alle fall-bezogenen Tätigkeiten- vom System protokoliert.
Maßnahmen die zur Klärung des Vorfalls bzw. Lösung des gemeldeten Problems ergriffen wurden, werden im HINWEISRADAR festgehalten. Auch über die eingeleiteten Maßnahmen wird der Hinweisgebende in seinem persönlichen Postfach informiert.
Nachdem die Mitteilung des Hinweisgebenden über die ergriffenen Maßnahmen erfolgt ist, kann der Meldestellenbeauftragte den Fall schließen, sofern die Maßnahmen abgeschlossen wurden und keine Rückfragen des Hinweisgebers mehr eingegangen sind. Der Fall wird daraufhin im HINWEISRADAR als geschlossen gekennzeichnet und die gesamte Kommunikation wird protokolliert, abgelegt und für längstens 3 Jahre im System gespeichert.
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